administrasi kesiswaan

Adminstrasi Kesiswaan

oleh: Acep Anton Patoni

Administrasi kesiswaan merupakan salah satu bidang garapan administrasi pendidikan yang berhubungan dengan siswa, kegiatan siswa atau data tentang kegiatan siswa. Menurut Suharsimi  Arikunto, yang dimaksud administrasi siswa adalah kegiatan pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan hingg siswa tersebut keluar dari sekolah disebabkan telah tamat atau sebab-sebab lain. Sejalan dengan pendapat tersebut, Hendyt Soetopo dan Wasty Soemanto menyebutkan: “Administrasi kesiswaan adalah suatu penataan atau pengaturan segala aktivitas yang berkaitan dengan siswa, yaitu mulai masuknya sampai keluarnya dari sekolah atau lembaga.” Tidak semua pengaturan yang berhubungan dengan siswa digarap oleh administrasi siswa. Penggarapan administrasi untuk siswa adakalanya termasuk ke dalam administrsi kurikulum, seperti membgi-bagi kelas menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil, yaitu kelompok belajar termasuk garapan administrsi kurikulum dan pemberin kartu SPP untuk diatur penarikan dananya, termasuk kedalam administrasi keuangan.
Beberapa kegiatan administrasi siswa yang penting dikemukakan berikut ini:
1.    Penerimaan Siswa Baru
Penerimaan siswa baru merupakan salah satu kegiatan yang pertama di sekolah, baik ditingkat sekolah dasar maupun di tingkat perguruan tinggi. Pengelolaan penerimaan siswa baru ini hendaknya dilakukan sedemikian rupa, sehingga kegiatan mengajar-belajar sudah dapat dimulai pada hari pertama setiap tahun ajaran baru. “Secara keseluruhan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan penerimaan siswa baru meliputi masalah kepanitiaan, persyaratan calon siswa baru, pendaftaran testing, seleksi, dan pengumuman hasil seleksi.
Langkah-langkah penerimaan siswa baru menurut Ismed Syarief pada garis besarnya adalah sebagai berikut:

a.    Membentuk panitia
    Panitia peneriman siswa baru terdiri dari kepala sekolah dan beberapa guru yang ditunjuk untuk mempersiapkan segala sesuatu yang duperlukan yakni:
•    Syarat-syarat pendaftaran
•    Formulir pendaftaran
•    Pengumuman
•    Buku pendftaran
•    Waktu pendaftaran
•    Jumlah calon yang diterima

b.    Menentukan syarat pendaftaran calon siswa
    Syarat pendaftaran calon siswa baru biasanya sudah ditentukan dan diatur oleh Dinas Pendidikan Propinsi dengan berpedoman pada ketentuan-ketentuan yang berasal dari Departemen Pendidikan Nasional. Pada dasarnya tidak ada penolakan dalam penerimaan siswa, kecuali fasilitas sekolah-sekolah yang bersangkutan tidak mampu menampung. Bila tidak semua anak dapat ditmpung, sekolah dapat mengadakan seleksi.
    Setiap tahun diadakan pendftaran siswa baru. Persyaratan yang bersifat formal dalam pendaftaran siswa baru diantaranya:
•    Umur tertentu
•    Latar belakang pendidikan
•    Keadaan fisik/jasmani
•    Status tertentu (sosial, kewargaan, perkawinan)
Calon siswa yang memenuhi persyaratan formal dapat mengikuti seleksi masuk.

c.    Menyediakan formulir pendaftaran
    Formulir pendaftaran dimaksud untuk mengetahui identitas calon siswa dan untuk kepetingan pengisian buku induk sekolah.
d.    Pengumuman pendaftaran calon
e.    Menyediakan buku pendaftaran
f.    Menentukan waktu pendaftaran
g.    Melaksanakan seleksi
    Seleksi merupakan kegiatan pemilihan calon siswa untuk menentukan atau tidaknya calon berdasarkan ketentuan yang berlaku. Seleksi dapat dilakukan melalui pengamatan terhadap persyaratan pendftaran, nilai STTB, dan NEM atau Danum, hasil tes dalam bidang studi tertentu yang relevan atau hasil tes dalam bentuk lain.
h.    Penentuan calon yang diterima
    Penentuan calon yang diterima pada sekolah dasar selain memenuhi persyaratan, lebih banyak terikat lagi kepada daya tampung kelas. Penentuan (perhitungan) daya tampung ini dapat menggunakan rumus sebagai berikut:
DT=BXM-TK
Keterangan:
DT    = Daya Tampung
B    = Banyak bangku di kelas itu
M    = Muatan bangku (kapasitas)
TK    = Jumlah siswa yang tinggal kelas pada kelas.
    Yang sudah lulus seleksi belum menjadi siswa jika belum memenuhi persyaratan selanjuitnya yang meliputi: melaporkan/mendaftarkan diri sampai batas waktu yang ditentukan dengan memenuhi beberapa persyaratan lagi (administratif/keuangan). Setelah kegiatan tersebut dilakukan, barulah menjadi siswa dengan mendapat nomor penerimaan (nomor induk) dan surat keterangan yang lainnya. 


2.    Ketatausahaan Siswa
Setelah proses penerimaan siswa baru, kegiatan kesiswaan selanjutnya yang perlu dilaksanakan adalah memproses siswa-siswa tersebut dalam catatan-catatan sekolah. Catatan sekolah dibedakan atas du jenis, yaitu catatan untuk seluruh sekolah dan catatan untuk satu kelas. Jenis-jenis catatan ini bukan saja untuk sesuatu tingkat sekolah saja, tetapi berlaku untuk semua tingkat dan jenis.

a.    Catatan untuk seluruh sekolah meliputi:
1)    Buku Induk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat data semua anak yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di sekolah tersebut. Catatan dalam buku induk harus lengkap meliputi data dan identitas siswa dalam hal ini sebagian data dapat diambil dari formulir pendaftaran. Disamping identitas buku induk berisi tentang prestasi belajar siswa dari tahun ke tahun selama ia belajar di sekolah tersebut.
2)    Buku Klapper
Yaitu buku pelengkap buku induk yang dituliskan menurut abjad nama siswa, dan berfungsi untuk memudahkan mencari data siswa pada Buku Induk. Apabila ada alumni siswa yang sudah lama meninggalkan sekolah tersebut pada suatu ketika datang ke sekolah untuk meminta surat keterangan sedangkan ia lupa berapa nomor induknya, siswa tersebut cukup menyebutkan nama. Dari hurup pertama namanya dapat dikethui pada halaman abjad apa nama tersebut dicari berapa nomor induknya, untuk kemudian data selengkapnya ditelusuri secara lengkap dari Induk.
3)    Catatan Tata Tertib Sekolah
Yaitu catatan atau kumpulan peraturan yang sebenarnya bukan hanya diperuntukkan bagi siswa saja tetapi juga bagi guru dan personal lain. Menurut instruksi Mentri Pendidikan dan Kebudayaan tanggal 1 Mei 1974 No. 14/U/1974, tata tertib sekolah ialah ketentuan-ketentuan yang mengatur kehidupan sekolah sehari-hari dan mengandung sangsi terhadap pelanggarnya.
Dalam praktiknya aturan tata tertib yang bersumber dari instuksi Mentri P dan K tersebut perlu dijabarkan atau diperinci sejelas-jelasnya dan disesuaikan dangan kondisi sekolah agar mudah dipahami oleh siswa. Hal-hal yang biasanya termuat dalam peraturan tata tertib antara lain berupa:
    Aturan yang menyangkut lahiriah misalnya pakaian, peralatan, kendaraan, dan sebagainya.
    Aturan tingkah laku misalnya sikap siswa terhadap kepala sekolah, guru, sesama siswa, dan karyawan.
    Aturan-aturan ketertiban misalnya tentang keharusan ikut gerak jalan, mengikuti upacara bendera dan sebagainya.

b.    Catatan-catatan untuk masing-masing kelas
    Disamping catatn-catatan untuk siswa seluruh sekolah, ada lagi catatan-catatan yang khusus untuk siswa-siswa di kelas, yaitu:

1)    Buku kelas, yaitu buku yang merupakan cuplikan dari buku induk.
2)    Buku presensi kelas, yaitu buku yang dimaksudkan untuk mengetahui frekuensi kehadiran siswa di sekolah sekaligus untuk mengontrol kerajinan belajar mereka. Buku presensi kelas ini diisi tiap hari guna mencatat kesdaan siswa yang masuk dan tidak masuk sekolah. Menurut admiistrasi kesiswaan di tingkat Sekolah dasar yang dikeluarkan oleh Departemen P & K tahun 1983 dijelaskan bahwa ada empat jenis format untuk mencatat ketidakhadiran siswa secara perorangan, yaitu:
•    Papan absensi harian siswa (kelas), papan ini ditempel pada dinding ruang belajar diisi nama siswa yang tidak hadir hari itu.
•    Papan absensi harian siswa (sekolah). Papan ini ditempelkan pada dinding di ruang kantor kepala sekolah. Papan absensi tersebut merupakan rekapitulasi papan absensi siswa tiap kelas.
•    Buku absensi harian siswa yang dipegang oleh setiap guru.
•    Rekapitulasi absensi siswa.

3)    Buku catatan bimbingan dan penyuluhan
4)    Buku catatan prestasi belajar siswa, yang meliputi:
•    Buku daftar nilai yang merupakan buku pertama yang digunakan guru untuk mencatat nilai mentah yang diperoleh langsung dari ulangan harian atau ulangan umum, serta nilai-nilai tugas dan aktivitas.
•    Buku Leger, yaitu buku kumpulan nilai yang memuat semua nilai untuk semua bidang pelajaran yang diikuti dalam periode tertentu. Buku ini biasanya diisi oleh wali kelas yang menampung nilai-nilai dari guru-guru yang memegang pelajaran di kelas tersebut.

5)    Buku raport
Yaitu sebuah buku yang didalamnya memuat prestasi siswa yang bersangkutan selama mengikuti pendidikan di sekolah itu. Laporan hasil belajar ini tidak hanya berguna bagi siswa itu sendiri, tetapi juga bagi orangtua dan masyarakat luas.

6)    Buku mutasi
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat siswa yang pindah, baik pindah ke sekolah lain maupun masih dalam lingkungan sekolah tersebut.
    Secara umum alat bantu atau buku-buku yang diperlukan dalam pengadministrasian kesiswaan pada umumnya mencakup: buku induk, buku tabelaris (buku kas), buku leger (daftar nilai dan gabungan nilai), absensi dan mutasi, daftar pungutan dan setoran uang, buku inventaris, agenda dan ekspedisi, buku tamu dan arsip, serta daftar pribadi.
    Daftar pribadi diperlukan dengan maksud:
a.    Untuk mengetahui maju mundurnya murid dalam tiap bulan yaitu absensi dan mutasi;
b.    Jika ada murid/siswa yang masuk, dicatat dalam daftar mutasi, buku uang sekolah, absensi dan stambook, serta laporan bulanan;
c.    Jika ada murid/siswa yang keluar baik karena tamat maupun pindah dicatat juga dalam buku tersebut.


3.    Pengelompokkan Siswa
Selain memproses siswa dalam catetan-catetan sekolah setelah proses penerimaan siswa baru, selanjutnya yang perlu dilaksanakan adalah mengelompokan siswa, diantaranya yang dilaksanakan adalah:
•    Pengelompokkan dalam kelas-kelas
    Agar proses belajar-mengajar bisa berjalan dengan baik, siswa yang berjumlah besar perlu dibagi-bagi menjadi kelompok-kelompok yang di sebut kelas.
•    Pengelompokkan berdasarkan studi
    Pengelompokkan berdasarkan bidang studi yang lazim disebut juga dengan istilah penjurusan, yaitu pengelompokkan siswa yang disesuaikan dengan minat dan bakatnya.
•    Pengelompokkan berdasarkan spesialisasi
    Pengelompokkan berdasarkan spesialisasi (pengkhususan) biasanya terdapat pada sekolah-sekolah menengah kejuruan. Misalnya di STM/SMK, siswa dikelompokkan kedalam jurusan mesin, jurusan bangunan, jurusan maritim, dan sebaagainya.
•    Pengelompokkan dalam sistem kredit
    Pengelompokkan dalam sistem ini lazimnya berlaku di perguruan tinggi, mahasiswa dikelompokkan berdasarkan mata kuliah.
•    Pengelompokkan berdasarkan kemampuan
•    Pengelompokkan bedasarkan minat
    Pengelompokkan berdasaarkan minat banyak dilaksanakan dalam kegiatan ekstra kurikuler.

4.    Pengelolaan Bimbingan dan Penyuluhan
Perogram bimbingan dan penyuluhan di sekolah diberikan dengan maksud membantu siswa memecahkan masalahnya agar perkembangan peribadinya dapat berlangsung secara optimal, sesuai dengan ciri pribadinya masing-msing.
Istilah lain yang sering digunakan yaitu kepenasehatan. Kepenasehatan ini sangat perlu supaya siswa dapat menyelesaikan studinya secara efektif dan efisien sesuai dengan minat dan kemampuan siswa. Kegiatan kepenasehatan dalam memberikan bimbingan kepada siswa memerlukan data-data dalam proses pengadministrasiannya. Karena itu, kegiatan yang dilakukan oleh penasihat memerlukan pencatatan dalam buku yang tersedia.
Proses bimbingan diarahkan juga kepada bimbingan belajar. Bimbingn belajar merupakan bagian integral dari pelaksanaan/penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Dalam hal ini perlu mempunyai dasar yang kuat sebagai titik tolak pelaksanaannya.






5.    Pengelolaan OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah)
Pembahasan administrasi kesiswaan tampaknya kurang lengkap apabila tidak membahas organisasi kesiswaan (OSIS). Maksud-maksud umum yang hendak dicapai sekolah melalui organisasi siswa adalah:
•    Untuk mengijinkan siswa ikut serta dalam perencanaan dan pengelo-laan kegiatan-kegiatan ekstra kurikuler;
•    Untuk mengembangkan tanggung jawab, inisiatif, kepemimpinan, dan kebanggaan terhadap sekolah di pihak siswa;
•    Untuk memajukan kesejahteraan sekolah melalui hubungan staf sekolah-siswa yang harmonis;
•    Untuk memajukan pendidikan kewargaan dalam hidup sekolah;
•    Untuk memajukan kesejahteraan umum; dan
•    Untuk membantu kepala sekolah dan stafnya dalam administrasi intra sekolah.
Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Administrasi Sekolah Menengah yang dikeluarkan oleh Direktorat jenderal Pendidikan dasar dan Menengah dijelaskan bahwa tujuan OSIS adalah:
•    Mempersiapkan siswa menjadi warga negara yang memiliki jiwa pancasila, berkepribadian luhur, moral dan mental yang tinggi, berkecakapan, serta memiliki pengetahuan yang siap untuk diamalkan;
•    Mempersiapkan siswa agar menjadi warga negara yang mengabdi kepada Tuhan Yang Maha Esa, Tanah air, dan bangsanya;
•    Menggalang persatuan dan kesatuan siswa yang kokoh dan akrab di sekolah dalam wadah OSIS;
•    Menghindarkan siswa dari pengaruh-pengaruh yang tidak sehat dan mencegah siswa dijadikan sasaran perebutan pengaruh serta kepentingan sesuatu golonhan (dalam rangka usaha peningkatan ketahanan sekolah).
Ada dua hal yang harus mendapat perhatian guru dalam membina dan membimbing OSIS, yaitu aspek organisasinya dan aspek kegiatannya. Dalam aspek organisasi guru dapat memberikan pengarahan dalam hal-hal sebagai berikut:
•    Struktur kelembagaan OSIS;
•    Unsur-unsur personalia yang harus ada;
•    Distribusi fungsi, kewenangan dan macam kegiatan yang ditangani oleh masing-masing tingkat;
•    Cara menyusun kepengurusan;
•    Cara menyusun kerja OSIS; dan
•    Cara melaksanakan kegitan OSIS sebagai kegiatan organisasi.
Sedangkan dalam aspek kegiatan OSIS, guru mengarahkan dan membimbing dalam hal-hal sebagai berikut:
•    Kegiatan pengembangan pengetahuan dan kemampuan penalaran, misalnya diskusi, penulisan karangan, dan karya wisata.
•    Kegiatan pengembangan keterampilan berdasarkan hobi dan minat-nya, misalnya latihan kepemimpinan, palang merah remaja, dan pramuka.
•    Kegiatan-kegiatan pemgembangan sikap, misalnya pengumpulan da-na sosial, peringatan hari-hari besar nasionl, dan ikut gotong royong dengan masyarakat sekitr.
•    Mengingat pentingnya kegiatan OSIS di sekolah, agar tidak mengganggu jalannya kegiatan kurikuler, perlu lebih dahulu merencanakan kegiatan apa yang akan dilaksanakan oleh OSIS. Rencana kegitan itu akan meliputi unsur-unsur tujuan kegiatan, jadwal, macam kegiatan, siswa yang terlibat, pembina dan pembiyayaannya.